Global Snus sėkmės istorija: visa gamybos įmonės veikla vienoje Odoo sistemoje
Kaip nuoseklus procesų projektavimas, LT DU specifika ir integracijos su logistikos partneriais virto vieninga verslo valdymo platforma
Įvadas
Gamybos įmonėje kiekvienas procesas susijęs su kitais. Pardavimo užsakymas lemia gamybos planą, gamybos planas lemia žaliavų poreikį, žaliavos lemia pirkimus ir sandėlio judėjimą, o visa tai galiausiai atsispindi apskaitoje ir darbuotojų darbo užmokestyje. Kai šios grandys valdomos atskirai, informacija vėluoja, kartojasi ir pradeda kelti klaidų.
Global Snus nusprendė visą savo veiklą valdyti vienoje sistemoje ir šiam tikslui pasirinko Odoo. Devtouch komanda lydėjo įmonę visame kelyje: nuo procesų analizės iki starto ir tolesnio sistemos vystymo.
Iššūkis: daug sričių vienu metu
Global Snus projektas nebuvo vieno modulio diegimas. Vienu metu reikėjo apimti beveik visas įmonės veiklos sritis:
- pardavimus, kur vienos prekės gaminamos pagal užsakymą, o kitos į sandėlį;
- gamybą su specifikacijomis, komplektacijomis ir savikainos skaičiavimu;
- sandėlį su lokacijomis, brūkšniniais kodais ir išoriniu sandėliu;
- siuntas tarptautiniams klientams per kelis kurjerius;
- personalo valdymą ir darbo užmokestį pagal Lietuvos teisės aktų reikalavimus;
- įrangos priežiūrą ir remontą gamybos ceche.
Be to, sistema turėjo veikti keliomis kalbomis, o darbuotojai turėjo greitai ir be didelio streso pereiti prie naujo darbo būdo.
Sprendimas
Pirmiausia procesai, tada sistema
Projektą pradėjome ne nuo konfigūracijos, o nuo procesų. Kartu su Global Snus komanda subraižėme TO-BE procesų diagramas: pardavimų pagal užsakymą (MTO) ir į sandėlį (MTS), gamybos, sandėlio operacijų, įrangos priežiūros ir remonto. Taip pat parengėme sandėlio schemą ir atlikome pirkimų modulio atitikties analizę (FitGap).
Šis etapas leido iš anksto susitarti, kaip įmonė turi dirbti, ir sistemą diegti pagal aiškų planą, o ne taisyti procesus jau po starto.
Gamyba ir produktų valdymas
Sukūrėme produktų kategorijų struktūrą su automatiniu vidinių kodų generavimu, gaminių specifikacijas ir komplektacijas (BOM). Sudėtingiems gaminiams įdiegėme kalkuliacines korteles, kurios leidžia tiksliai matyti savikainą. Gamybos darbuotojams sukonfigūravome patogų darbą tiesiai iš gamybos cecho (Shop Floor), o vadovams sutvarkėme planavimo Gantt grafiką.
Įdiegėme ir įrangos priežiūros bei remonto modulį: gedimo ar priežiūros užklausą darbuotojas gali užregistruoti tiesiai iš darbo vietos, todėl nė viena problema nepasimeta.
Sandėlis ir logistika
Sandėlyje sukūrėme lokacijų struktūrą, sutvarkėme lentynų brūkšninius kodus, perkėlėme produktų ir likučių duomenis. Sujungėme Odoo su UPS ir FedEx kurjerių sistemomis bei išoriniu Logismart sandėliu, kad siuntos būtų formuojamos tiesiai iš Odoo be rankinio duomenų perkėlimo. Sandėlio dokumentai ir lipdukai spausdinami tiesiai iš sistemos.
Darbo užmokestis su visomis LT smulkmenomis
Viena svarbiausių projekto dalių buvo HR ir DU modulis. Lietuvos darbo teisė turi daug niuansų, todėl sistemą pritaikėme taip, kad ji teisingai skaičiuotų:
- tėvadienius pagal vaikų amžių;
- prieššventines valandas ir jų sąsajas su viršvalandžiais;
- atostogų išmokėjimą pagal darbuotojo pasirinktą būdą;
- algalapius ir priedų lenteles prie DU.
Parengėme ir personalo procesų instrukcijas, pvz., darbuotojų atleidimo eigos aprašą.
Kasdienio darbo įrankiai
Kad visa komunikacija ir finansai būtų toje pačioje vietoje, integravome VoIP telefoniją su Odoo, įdiegėme mokėjimų surinkimą per Mollie ir momentinius mokėjimus. Pardavimų komandai sukūrėme galimybę iš pažymėtų kontaktų vienu veiksmu kurti potencialius klientus (leads) ir importavome kontaktų bazę į CRM. Sistema išversta ir pritaikyta darbui keliomis kalbomis.
Saugi infrastruktūra
Paruošėme atskiras produkcinę ir testavimo aplinkas. Kiekvienas pakeitimas pirmiausia išbandomas testinėje aplinkoje, tada klientas jį patvirtina ir tik tada pakeitimas perkeliamas į darbinę sistemą. Taip kasdienis darbas niekada nesustoja dėl naujų funkcijų diegimo.
Mokymai ir startas
Gera sistema neveiks, jei žmonės nemokės ja naudotis. Todėl kiekvienam Global Snus skyriui (gamybai, sandėliui ir apskaitai) parengėme atskiras darbo instrukcijas, pavyzdžiui, kaip pajamuoti žaliavas ar kurti naujus produktus ir kategorijas.
Mokymus vedėme vietoje, o startą organizavome kaip „soft launch“: pirmomis savaitėmis dirbome kartu su komanda, klausimus ir smulkius netikslumus sprendėme iškart, kol nauja darbo tvarka tapo įprasta.
Rezultatas
Šiandien Global Snus pardavimai, gamyba, sandėlis, logistika, pirkimai, personalas ir darbo užmokestis veikia vienoje Odoo sistemoje. Visi skyriai dirba su tais pačiais duomenimis, siuntos formuojamos tiesiai iš sistemos, savikaina matoma per kalkuliacines korteles, o darbo užmokestis skaičiuojamas pagal Lietuvos reikalavimus be papildomų skaičiuoklių.
Svarbiausia, kad sistema pritaikyta realiems Global Snus procesams, o ne atvirkščiai.
Žvilgsnis į ateitį
Bendradarbiavimas tęsiasi. Šiuo metu diegiame dirbtiniu intelektu paremtą sąskaitų nuskaitymą, planuojame DHL integraciją ir toliau tobuliname ataskaitas bei gamybos procesus. Odoo modulinė architektūra leidžia sistemą plėsti palaipsniui, kartu su įmonės augimu.
Dėkojame Global Snus komandai už pasitikėjimą ir puikų bendradarbiavimą.
Planuojate Odoo diegimą savo įmonėje?
Devtouch yra oficialus Odoo partneris Lietuvoje. Padedame nuo procesų analizės iki diegimo, mokymų ir ilgalaikės priežiūros.
Susisiekite: https://www.devtouch.lt/contactus
+370 692 42307